Cómo realizar una auditoría de proveedores
Las auditorías de proveedores desempeñan un papel vital para garantizar la garantía de calidad (QA) y el cumplimiento en toda su cadena de suministro. Al proporcionar supervisión y visibilidad a su cadena de suministro, ayudan a detectar y corregir errores en una etapa temprana, evitando que causen problemas posteriormente. En este artículo, proporcionaremos una visión general de los conceptos básicos de la auditoría de proveedores, definiremos los tipos de auditorías y discutiremos el proceso de auditoría desde la programación hasta la entrega del informe final.
Puntos clave
Las auditorías de proveedores mejoran la calidad de su producto, garantizan el cumplimiento de los estándares internos y regulaciones internacionales, previenen problemas futuros y ayudan a mantener la comunicación entre las empresas y sus proveedores.
Hay cuatro categorías de auditorías de proveedores: sistema, proceso, producto y cumplimiento.
Un tercero de confianza puede personalizar un programa de auditoría para cubrir cualquier vulnerabilidad que pueda tener su empresa, incluyendo problemas éticos, de fabricación, estructurales y ambientales.
¿Qué es una Auditoría de Proveedores?
Una auditoría de proveedores es una evaluación independiente y objetiva de los procesos o productos de un proveedor contra criterios de referencia, ya sean regulaciones internacionales o estándares internos. Están destinadas a descubrir oportunidades para mejorar un producto, proceso o sistema y pueden variar desde una auditoría a nivel organizacional hasta un paso específico en su producción. Aunque las auditorías tienen la reputación de ser secas y estresantes, en realidad, son ejercicios colaborativos, transparentes y fundamentalmente beneficiosos.
Las auditorías evalúan partes de una cadena de suministro y abordan cualquier problema encontrado con medidas correctivas. Las auditorías funcionan tanto para identificar proactivamente posibles áreas de riesgo antes de que surjan problemas como para identificar problemas existentes que requieren corrección. Como tal, las auditorías son una herramienta importante utilizada en la garantía de calidad y se recomienda que se realicen de manera regular.
¿Por qué es Importante Realizar Auditorías de Proveedores?
Las auditorías de proveedores le ayudan a mantener la calidad, comprender las vulnerabilidades y áreas de incumplimiento dentro de su cadena de suministro, y mejorar la visibilidad y la comunicación con sus proveedores. Una auditoría de proveedores también puede ayudarlo a monitorear la producción para asegurar prácticas éticas, producción a tiempo y cumplimiento con los estándares de su mercado de destino.
Por ejemplo, si tiene una instalación de fabricación en China que está produciendo bienes para su empresa en Europa, una auditoría verificará que sus productos se están fabricando con prácticas éticas y materias primas seguras de acuerdo con los estándares del mercado de la UE. Si una auditoría identifica un químico inseguro en su producto, puede actuar para reemplazar ese químico en lugar de reaccionar a un retiro del mercado perjudicial para la reputación.
Garantizar Cumplimiento Regulatorio
Las auditorías de proveedores pueden generar confianza al aumentar la visibilidad dentro de sus fábricas. Estas auditorías implican una evaluación integral de las prácticas, procesos y documentación de los proveedores para verificar su adhesión a las regulaciones y estándares aplicables. Al realizar estas auditorías, los fabricantes obtienen información sobre los sistemas de gestión de calidad de sus proveedores, prácticas de fabricación y protocolos de seguridad del producto. Esto les permite evaluar si sus proveedores están cumpliendo con los requisitos regulatorios necesarios y siguiendo las mejores prácticas de la industria. Las auditorías de proveedores ayudan a los fabricantes a identificar cualquier riesgo potencial o problemas de incumplimiento en la cadena de suministro, lo que les permite tomar acciones correctivas de manera oportuna. En última instancia, las auditorías de proveedores son una herramienta crítica para que los fabricantes aseguren que sus productos cumplirán con los requisitos de su mercado de destino.
Mantener la Calidad
Las auditorías de proveedores son una herramienta esencial para los fabricantes para mantener una calidad consistente en sus productos. Al realizar controles regulares a sus proveedores, los fabricantes pueden detectar y abordar problemas antes de que se conviertan en problemas significativos. Esto permite a los fabricantes asegurar que sus productos cumplen con los estándares de calidad internos y regulatorios y prevenir cualquier problema potencial de calidad que pueda afectar a sus clientes finales.
Comprender Vulnerabilidades
Como discutimos anteriormente, las auditorías de proveedores pueden ser preventivas así como correctivas. Por ejemplo, entre 2015 y 2018, Chipotle tuvo una serie de problemas de seguridad alimentaria en los Estados Unidos, lo que resultó en una multa de $25 millones que tuvieron que pagar en 2022. Sus ventas se redujeron en los años siguientes a los incidentes que se publicaron y la confianza del consumidor se erosionó. Si hubieran realizado auditorías regulares en sus procesos, es posible que podrían haber evitado la multa, y más importante aún, los daños a la reputación.
Aumentar la Visibilidad y Comunicación con sus Proveedores
Las auditorías de proveedores pueden generar confianza al aumentar la visibilidad dentro de sus fábricas. Sin una presencia en el lugar, es difícil saber que un producto, proceso o sistema está adhiriéndose a sus expectativas de referencia. Para los proveedores, incluso el conocimiento de que se acerca una auditoría puede aumentar sus controles de calidad y cumplimiento.
Más importante aún, las auditorías de proveedores ofrecen una oportunidad para una conversación. Cuando se utilizan regularmente, crean vínculos estrechos entre el fabricante y el proveedor, aumentando la productividad, la satisfacción del cliente, la adhesión a los estándares regulatorios y el resultado final de un fabricante, minorista o importador.
¿Cuáles son las Cuatro Categorías de Auditorías de Proveedores?
Hay cuatro categorías clave de auditorías de proveedores, cada una con un enfoque específico. En esta sección, exploraremos cada una de estas categorías en detalle, explicando cómo ayudan a garantizar altos estándares de calidad y rendimiento en toda la cadena de suministro.
Auditorías de Sistema
Una auditoría de sistema implica evaluar la efectividad y eficiencia de un sistema de gestión en su conjunto, en lugar de centrarse en componentes o procesos individuales. Están destinadas a examinar los procesos, el personal, la función, el tiempo y la ubicación de las tareas dentro de la cadena de suministro de acuerdo con los criterios especificados. Este tipo de auditorías ofrecen una vista de alto nivel de sus operaciones para ayudarle a comprender cualquier área de su sistema de cadena de suministro que requiera mejora.
Auditorías de Proceso
Las auditorías de proceso evalúan pasos discretos dentro de la cadena de suministro en detalle. Cada paso del proceso se evalúa con atención al rendimiento y los resultados en relación con el paso anterior. Todos los componentes requeridos para crear el producto terminado, incluyendo maquinaria, personal y materias primas, son evaluados y comparados con un conjunto de pautas, principios, medidas de rendimiento o instrucciones.
Auditorías de Producto
Las auditorías de producto examinan un producto terminado contra especificaciones antes de que sea enviado a un usuario final o mercado minorista. Las especificaciones incluyen rendimiento funcional, apariencia estética y consistencia dimensional. Una auditoría de producto podría determinar que un paso en el proceso de producción está desalineado y necesita reajuste, o que el sistema de calidad como un todo necesita ajuste.
Auditorías de Cumplimiento
Las auditorías de cumplimiento son algo diferentes en naturaleza de los tres tipos anteriores de auditorías. Las auditorías de sistema, proceso y producto proporcionan retroalimentación entre sí y se basan en especificaciones definidas internamente. En contraste, las auditorías de cumplimiento tienen como objetivo alinear las especificaciones de proceso y producto con la documentación escrita al verificar o descalificar. Es un proceso que determina de manera inequívoca si las especificaciones se cumplen o no.
Este tipo de auditoría también puede requerir conformidad con una especificación externa (por ejemplo, estándares emitidos por el gobierno) que podría requerir cambios mayores en la cadena de suministro. Las auditorías de cumplimiento comunes incluyen auditorías éticas, auditorías ambientales, auditorías C-TPAT y auditorías de seguridad alimentaria.
Tipos de Auditorías de Proveedores
Dentro de estas cuatro categorías, existe una amplia gama de programas de auditoría de proveedores. Cada tipo le ayuda a evaluar la adhesión de sus proveedores a diferentes métricas o estándares, ya sean estándares de calidad del producto, regulaciones internacionales o estándares éticos.
Auditorías de Fabricación: Las auditorías de fabricación se llevan a cabo para asegurarse de que los proveedores están fabricando sus productos de acuerdo con sus especificaciones y siguiendo los procesos correctamente.
Auditorías Éticas (SMETA, amfori BSCI): Las auditorías éticas son un tipo de auditoría de cumplimiento que aseguran que se están aplicando condiciones de trabajo apropiadas. Estas auditorías pueden guiarse por estándares regulatorios o políticas internas.
Auditorías de Salario Digno: Las auditorías de salario digno son un tipo de auditoría de cumplimiento que certifica si sus empleados reciben o no suficiente remuneración (salario base, ajustes por costo de vida, beneficios en especie, etc.) para permitirse un nivel de vida decente. Las auditorías pueden ayudar a esclarecer posibles problemas antes de que se conviertan en problemas serios.
Auditorías Estructurales: Las auditorías estructurales se realizan en los edificios de su proveedor para garantizar que se mantenga la integridad estructural, las medidas de seguridad contra incendios y los códigos de construcción generales.
Auditorías Ambientales: Las auditorías ambientales aseguran el cumplimiento con los estándares ambientales locales, regionales, nacionales e internacionales. Las auditorías ambientales pueden ayudar tanto con problemas de mitigación como de remediación.
Auditorías de Seguridad Química: Las auditorías de seguridad química evalúan los posibles peligros químicos en función de los controles que su empresa ha implementado para mitigar el riesgo. Este tipo de auditorías pueden llevarse a cabo periódicamente como medida preventiva, después de un incidente, o tras un cambio en el proceso, personal, ubicación o equipo.
Auditorías de Proveedores de Alimentos: Las auditorías de proveedores de alimentos evalúan la calidad del manejo de alimentos y las medidas de seguridad de su proveedor para la buena práctica de manufactura (GMP) y el cumplimiento regulatorio.
Auditorías C-TPAT: Las auditorías C-TPAT están diseñadas para proteger a su empresa, proveedores y clientes de amenazas de seguridad. El programa se alinea con los requisitos de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de EE.UU. Este servicio evalúa su exposición actual al riesgo y hace recomendaciones sobre cómo asegurar sus activos físicos y digitales.
Cómo Realizar una Auditoría de Proveedores: El Proceso
El proceso para realizar una auditoría de proveedores es bastante sencillo, pero hay pasos críticos involucrados, especialmente en el proceso de planificación. Un auditor experimentado de terceros le proporcionará expectativas para la auditoría, contexto y compartirá conocimiento durante su reunión inicial. Los auditores deben tener una presencia local en su ubicación de fabricación y experiencia global para ayudar a contextualizar las implicaciones de su auditoría. Al elegir un tercero, elija un auditor de confianza con un historial comprobado.
El Proceso de Auditoría
Hay cuatro etapas principales del proceso de auditoría. Es importante notar que ciertas auditorías incluyen pasos adicionales de recopilación de datos.
Reunión de Apertura
Discutir los objetivos de la auditoría entre el cliente, el(los) auditor(es), el gerente del programa de auditoría
Establecer objetivos claros, criterios y expectativas para la auditoría
Asegúrese de que los objetivos se alinean con las capacidades y el cronograma del auditor
Determinar si alguna condición de auditoría reglamentaria es apropiada para incluir
Recorrido por la Fábrica
Realizar la auditoría
Inspección in situ
Visión general de las condiciones de las instalaciones y el equipo
Crear perfil de la fábrica
Recopilación de información
Descripción detallada de los productos/procesos examinados
Capacidad de producción
Flujo de trabajo y organigramas
Evaluación de los sistemas de QA
Evaluación de Salud y Seguridad (solo para Auditorías de Cumplimiento Social)
Inspección de riesgos de salud y seguridad, accesibilidad de EPP, publicación de información conforme, etc.
Recopilación de Datos de Empleados (solo para Auditorías de Cumplimiento Social)
Revisión de documentación de empleados
Reunión de Clausura
Informe integral presentado
Visión general de los objetivos
Conclusiones
Discusión y recomendaciones
Concluir auditoría
Cómo puede ayudar QIMA
Las auditorías de proveedores están diseñadas para proteger su cadena de suministro y a sus clientes de daños. Se recomienda que se realicen regularmente para garantizar que su producto sea consistente y cumpla con la ley. QIMA ha ayudado a más de 17.000 marcas a asegurar el más alto grado de excelencia en calidad. Aproveche nuestra experiencia para mantener su línea de producción en marcha.
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