¿Cuál es la importancia de un programa de auditoría interna eficaz y cómo se puede implementar?
Las auditorías internas destacan como un recurso esencial para promover la eficiencia, transparencia y cumplimiento en las organizaciones, convirtiéndose en un factor diferenciador para el éxito empresarial. Según ISO 19011:2018, las auditorías se definen como el “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva y evaluarla objetivamente, para determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”. En este contexto, es importante definir el papel del auditor, quien debe estar calificado, ya que es él quien examina, observa y evalúa todo el proceso y su sistema de gestión.
Necesidad de cumplimiento y mejora continua
Las auditorías internas son cruciales para mantener el cumplimiento con los requisitos normativos y estándares internacionales, como BRCGS, IFS, FSSC 2200 y SQF. Un estudio de PwC Brasil indica que el 62% de las empresas que realizan auditorías internas regulares han mostrado una reducción significativa en no conformidades y las penalizaciones asociadas. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de las normas y estándares aplicables evita penalizaciones, riesgos legales y asegura el mantenimiento de las certificaciones internacionales. Identificar oportunidades de mejora es crucial para promover una cultura de proactividad en la identificación de debilidades, así como para prevenir una brecha que podría convertirse en una desviación más seria.
Desafíos en la industria alimentaria
Las industrias alimentarias tienen varios riesgos asociados con las no conformidades y la falta de control de calidad, como retiros de productos y pérdida de confianza del consumidor. Según el Servicio de Inspección y Seguridad Alimentaria (FSIS), más del 25% de los retiros de alimentos en EE. UU. en 2020 se debieron a fallas en el control de calidad interno. El proceso de gestión de riesgos evalúa y eleva riesgos que aún no han sido gestionados, redefiniendo acciones para mitigarlos y verificando la efectividad de las acciones ya implementadas.
Implementación de auditorías internas
Proceso de auditoría interna Las auditorías internas, también conocidas como auditorías de primera parte, son realizadas por la propia organización con su propio personal o por un profesional contratado, y se llevan a cabo con el fin de buscar evidencia de conformidad en el sistema de gestión y cumplimiento de los requisitos de la norma. Los estándares de certificación reconocidos por GFSI, como BRCGS Food, IFS Food, FSSC 22000 y SQF, describen el programa de auditoría interna como uno de sus requisitos y debe contener, como mínimo: - Un plan (programa y/o procedimiento) que determine el alcance y los criterios; - Frecuencia; - Competencia de los auditores; - Registros (informe y plan de acción); - Comunicación de resultados. La tabla a continuación compara los requisitos de auditoría interna de los estándares GFSI.
Comparación de requisitos de auditorías internas entre estándares:
BRCGS Food - Requisito 3.4
Programa de auditoría interna.
Frecuencia: 4 veces al año y la frecuencia de cada actividad debe establecerse en relación con el riesgo asociado y el rendimiento previo.
Alcance: HACCP, PPRs, defensa de alimentos, fraude, procedimientos internos para obtener la norma.
Registros de cumplimiento y/o no conformidad.
Plan de acciones correctivas y preventivas y sus plazos.
Comunicación: Los resultados deben ser comunicados a los responsables de implementar las acciones. Y también a la gestión.
Requisito para auditores internos: competentes, capacitados y independientes de la función que se audita.
IFS Food - Requisito 5.1
Programa de auditoría interna.
Frecuencia: cada 12 meses y no debe exceder los 15 meses. Debe haber una evaluación de riesgos en la que las actividades críticas para la seguridad alimentaria y la calidad del producto se auditen con más frecuencia.
Alcance: todos los requisitos de la Norma IFS.
Registros de conformidades, desviaciones y no conformidades.
Comunicación: Los resultados deben ser documentados y comunicados a la gestión y a las personas responsables de las actividades en cuestión.
Requisito para auditores internos: competentes e independientes del departamento auditado.
SQG Food - Requisito 2.5.4
Procedimiento con métodos y responsabilidad para la programación.
Frecuencia: al menos anualmente.
Alcance: todos los estándares SQF.
Registros de conformidad y/o no conformidad.
Plan de acción correctiva y preventiva para las deficiencias identificadas.
Comunicación: Los resultados deben ser comunicados a los gerentes relevantes y al personal responsable de implementar y verificar las acciones correctivas y preventivas.
Requisito para auditores internos: capacitados y competentes en procedimientos de auditoría interna e independientes de la función que se audita.
FSSC 22 - Requisito 9.2 de ISO 22000:2018
Programa con planificación, frecuencia, métodos, responsabilidades, requisitos de planificación e informe, tomando en cuenta la importancia de los procesos involucrados, cambios en el HSEMS y los resultados de monitoreo, medición y auditorías previas.
Alcance y criterios determinados por la empresa.
Informe: resultados de la auditoría.
Plan de acción: correcciones adecuadas y acciones correctivas dentro de los tiempos acordados; debe haber verificación de las acciones tomadas e informe de los resultados de la verificación.
Comunicación: Los resultados reportados al equipo de seguridad alimentaria y a la gestión relevante.
Requisito para auditores internos: competentes e imparciales.
Beneficios de las auditorías internas
Las auditorías internas llevadas a cabo correctamente, con seriedad y apoyo de la dirección, añaden una serie de valores a la empresa. Estos incluyen:
Garantía de cumplimiento: Ayudan a asegurar que los procesos estén alineados con los requisitos de normas establecidas, evitando penalizaciones y garantizando que las certificaciones se mantengan. Según un estudio de Harvard Business Review, las empresas que realizan auditorías internas regulares tienen un 30% menos de probabilidades de enfrentar sanciones regulatorias.
Identificación de oportunidades de mejora: Promueven una cultura proactiva en la identificación de debilidades, previniendo que pequeñas desviaciones se conviertan en problemas serios. Basado en este principio, es posible re-evaluar procesos y entender dónde hay oportunidades para desarrollar mejor una actividad, revisar un proceso o incluso eliminar una etapa, haciendo el trabajo más efectivo.
Aumento de la eficiencia operativa: Aumenta la eficacia de los procesos operativos, reduciendo reprocesos.
Gestión de riesgos: Levanta y gestiona riesgos relacionados con los sistemas de gestión, reevaluando aquellos que aún no se han levantado, redefiniendo acciones para mitigar riesgos y verificando la efectividad de acciones ya implementadas.
Mejora de la reputación y credibilidad: Demuestra el compromiso de la empresa con la calidad, sostenibilidad y responsabilidad social, aumentando la confianza de los clientes, socios y partes interesadas. Y, a nivel interno, promueve una mejora en la cultura de calidad y seguridad entre los empleados y la organización.
Mejora continua y mayor competitividad
La auditoría interna es una herramienta para la mejora continua al verificar el Sistema de Gestión, ya que al identificar no conformidades y abordarlas, la empresa mejora y fortalece su proceso.
Por lo tanto, la auditoría interna es indispensable para cualquier empresa que busque la excelencia en la producción de alimentos, garantizando no solo la calidad y seguridad del producto, sino también la sostenibilidad y competitividad en el mercado para asegurar un futuro más seguro y próspero para todos los involucrados.
Fuentes:
Norma ABNT NBR ISO 19011/2018 - Directrices para auditorías de sistemas de gestión.
Estudios de caso de Harvard Business Review sobre auditorías internas.
Datos del Servicio de Inspección y Seguridad Alimentaria (FSIS) sobre retiros de alimentos.
Norma Food issue 9 de BRCGS
Norma Food issue 8 de IFS
Norma ABNT NBR ISO 22000:2018.
Norma SQF: Código de Seguridad de Alimentos: Fabricación de Alimentos, Ed. 9
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